Le guide pour valider un relevé d'activité

étape 1: accéder aux relevés d'activité

Vous pouvez accéder aux relevés d’activité à valider depuis la page d’accueil de votre espace entreprise et en cliquant sur l’onglet Relevés d’activité à gauche.

Dans la rubrique Relevés d’activité, vous trouverez plusieurs informations : 

• Une vue globale de l’ensemble des relevés en attente de validation
• Un historique des relevés validés et refusés
• Une explication des différents statuts des relevés et des échéances

→Vue des relevés à valider “Par relevé” 

Voici les différentes informations disponibles à ce niveau : 

• Les dates de début et de fin du relevé d’activité
• Le compte et le sous-compte auquel le relevé d’activité est rattaché
• Le prénom et nom du Staffer 
• La différence entre les heures prévues et les heures soumises par le Staffer : lorsqu’un Staffer a renseigné plus ou moins d’heures que prévues, le relevé apparaît en violet 
• Le montant TTC
• Les dates de prestation
• L’intitulé de la prestation et le lieu 
• L’échéance avant la validation automatique 

Vous pouvez alors cliquer sur chaque relevé pour le valider (explications ci-dessous) ou le refuser 

→Vue des relevés à valider “Par prestation”

Vous pouvez cliquer ici sur les relevés à valider pour une seule et même prestation. 

Vous aurez les mêmes détails que ci-dessus, avec le nombre de relevés à valider par prestation : 

Vous pouvez accéder aux détails en cliquant sur “Relevés à valider” : 

Vous pouvez valider plusieurs relevés en même temps en sélectionnant les Staffers et en ajoutant une note. 

Si vous souhaitez avoir plus de détails sur les heures renseignées, vous pouvez cliquer sur “Voir” tout à droite. 

étape 2: valider un relevé d'activité

Vous recevrez automatiquement un email lorsque le Staffer aura soumis son relevé d’activité : vous n'aurez plus qu'à le vérifier.

En cliquant sur un relevé d’activité, vous aurez accès au détail des heures renseignées par le Staffer ; ainsi que la date à laquelle le relevé sera validé automatiquement.

En fonction de l’exactitude des informations renseignées par le Staffer, deux choix s’offrent à vous : valider ou refuser le relevé.

→ Vue d’un relevé à valider

Bon à savoir : 

• Si vous avez mentionné dans la prestation que le temps de pause était rémunéré, le Staffer ne devra pas renseigner de temps de pause.
• Le Staffer a la possibilité d'ajouter des frais additionnels dans son relevé d’activité. Il devra ajouter ces frais seulement si vous avez indiqué les prendre en charge dans la description de la prestation. Pour plus d'informations sur ces frais supplémentaires, vous pouvez vous rendre sur cet article.

→ Frais annexes

Si cela a été convenu au préalable, les Staffers peuvent renseigner sur leur relevé d'activité des frais supplémentaires.

Il est par exemple possible d'assurer les frais liés au transport (essence, billet de train, pass Navigo, frais kilométriques,etc.) ou ceux de la pause déjeuner (ex : repas remboursé à hauteur de 6€). 

Vous pouvez télécharger le justificatif renseigné par le Staffer en cliquant sur la flèche à droite. 

→ Ajouter une note et des commentaires

Avant de valider son relevé d’activité, vous pouvez ajouter des notes et un commentaire pour le Staffer. Ces informations nous permettront par exemple d’affiner son profil et ajuster ses compétences pour améliorer les performances futures de l’algorithme StaffMe. Les notes ont un fort impact sur le profil du Staffer, car elles sont directement prises en compte par notre algorithme de matching.

En cliquant sur le bouton Oeil tout à droite, vous accéderez à un guide de notation. 

Bon à savoir : pour une notation inférieure à 4, vous devez obligatoirement indiquer un commentaire afin de nous permettre de comprendre pourquoi la prestation ne s’est pas déroulée comme convenu. 

→ Montant à payer 

La dernière étape résume le montant à payer, détaillant : 

• le montant dû au Staffer (HT)
• le montant des frais d’utilisation de StaffMe (HT)
• la TVA 
• le total à payer TTC 

A ce niveau, vous avez la possibilité d’augmenter le taux horaire ou d’ajouter des frais additionnels. 

Pour plus d’informations à ce sujet, vous pouvez consulter l’article Frais annexes et primes.

→ Valider le relevé d’activité 

Pour valider un relevé d'activité, il vous suffit de cliquer tout en bas à droite sur Valider.

Si ce bouton est grisé, une information est manquante. Il peut s’agir du commentaire.

Si les heures remplies par le Staffer ne conviennent pas, vous pouvez refuser son relevé d’activité.